Masterclass 'Minder dingetjes, meer focus'
’s Ochtends denk ik soms: ik ga vandaag meters maken om vervolgens ’s avonds te concluderen: ik ben geen stap verder gekomen. Ik ben heel druk geweest, met dingetjes doen. Herkent u dat?
Helemaal niet erg volgens Jasper de Boom, expert in strategische communicatie. Tijdens zijn masterclass op donderdag 14 november, op uitnodiging van David stelt hij zelfs dat we dit moeten koesteren. Af en toe is het heerlijk om ‘dingetjes te doen.’ Het heeft inderdaad voordelen: we zijn flexibel en in staat om te improviseren. Het resultaat is direct zichtbaar als we weer eens een probleem voor een ander hebben opgelost. Fijn, want als communicatiemensen zijn we servicegericht. Een goede verhouding tussen meters maken en dingetjes doen is volgens Jasper ongeveer 50/50. Maar is deze verhouding in de praktijk eigenlijk wel in balans? Meer dan eens besteden communicatiemensen meer tijd aan ‘dingetjes’ dan zij eigenlijk willen.
De waan van de dag kan dan ook een sluipmoordenaar zijn. Als je niet oplet word je geleefd door ‘dingetjes’ en blijf je achter de feiten aanlopen. En erger nog: geen manager neemt je meer serieus. Jasper: “Als je steeds ‘dingetjes’ doet, word je ook voor ‘dingetjes’ gevraagd. Kun jij de golfballen regelen?” Het advies van Jasper:
“Wil je echt meters maken? Zorg er dan voor dat je weet wat er leeft bij het management en organiseer de communicatie zo dat je hier actief op in kunt spelen.”
Een kort veldonderzoekje voorafgaand aan de masterclass van Jasper leert, dat veel van de ongeveer zeventig aanwezigen uit onderwijs, overheid en bedrijfsleven de valkuil herkennen van de waan van de dag. De grafieken op het Mentimeter-scherm in de zaal bij Avans in Den Bosch zeggen dat we meer tijd willen besteden aan veranderprogramma’s en de positionering van de organisatie. Hoe dan? Jasper deelt 5 tips:
- Weet waar je van bent als afdeling communicatie
- Zorg voor een gestructureerde werkwijze
- Cultiveer slimme luiheid
- Toon je meerwaarde
- Sta voor je zaak
Om erachter te komen waar je als afdeling communicatie van bent moet je volgens Jasper eerst weten: “Waar ligt de directie ’s nachts wakker van? En hoe kan goede communicatie hen daarbij helpen? Waar worden de managers blij van en hoe denken ze over communicatie? Speelt communicatie voor hen een belangrijke rol bij het halen van hun doelen of niet? En zijn managers het liefst zelf aan zet of reageren ze pas als er iets wordt gevraagd? Maak heldere afspraken met het management over een passende communicatiestijl en jouw rol daarin. Vraag daarbij ook commitment van de bestuurder dat hij of zij je steunt om ook echt je aandacht te besteden aan de strategische taken. Dat betekent dat je dus ook ongevraagd je mening kunt geven en nee mag zeggen tegen dezelfde manager bij plotseling opduikende ‘dingetjes’.”
Naast een aantal tips om structuur aan te brengen in het werk, zoals een helder sjabloon voor de positionering en dashboards waarop je impact zichtbaar is, heeft Jasper ook een goede tip om efficiënter te werken: slimme luiheid.
“Zelf ben ik liever lui dan moe, dus ik wil graag weten wat ik niet hoef te doen.”
“Hou eens een aantal weken alles bij, dan kom je er achter wat de veel voorkomende vragen zijn en de belangrijkste issues. Op basis van deze inzichten kun je medewerkers op sleutelposities rollen geven in een issue-team. In plaats van bij ieder issue weer langdurig op zoek te moeten naar iemand die het antwoord weet, heb je binnen 2 uur het hele proces op gang om een issue op te lossen.”
Het vertrouwen van het management heeft tijd nodig. Toch heeft Jasper nog enkele tips die ik als communicatieprofessional morgen al kan toepassen om mijn meerwaarde aan te tonen. “Bespreek het positioneringsschema met je manager, heb enkele voorbeelden paraat van situaties waarin communicatie het verschil heeft gemaakt. Zorg ervoor dat je kort en concreet kunt uitleggen wat de afdeling communicatie concreet doet, of laat cijfers zien uit een van de dashboards die relevant zijn voor de manager, bijvoorbeeld hoe vaak het bedrijf positief is genoemd in de media. Kortom: voorkom dat je een flipperkast wordt van dingetjes en wordt erkend en herkend om de kwaliteiten waarvan je wil zijn.”
Download hier de handout van Jasper de Boom.
