Meer dan ooit ligt er gevaar op de loer voor afdelingen communicatie. Social mediakanalen schreeuwen om aandacht. Issues schieten als paddenstoelen uit de grond. Collega’s die steevast het hardst schreeuwen, weten zich daarmee naar de top van de agenda te wurmen. En ‘multidisciplinair’ werken leidt tot een waar afstemmingscircus. Welkom, in de waan van de dag.
Een gevolg hiervan is dat communicatieafdelingen veel tijd besteden aan ‘dingetjes’, waardoor het werken aan de strategische onderwerpen te veel blijft liggen. De hoogste tijd om het roer weer in eigen handen te nemen. Tijd om te regisseren in plaats van reageren. Wil je wat tips krijgen hoe je met je communicatieafdeling de waan van de dag kan doorbreken? Lees dan verder!
Tip 1: maak harde afspraken waar je van bent
Bij het hogere management is vaak onvoldoende duidelijk waar de afdeling communicatie zijn échte toegevoegde waarde kan leveren. Juist daarom is het als afdeling zo belangrijk om een duidelijke visie te hebben én uit te dragen. Cruciaal hierbij is dat deze visie goed aansluit op de agenda van de top. Zo geef je het signaal af dat je als afdeling begrijpt wat de grote uitdagingen van je organisatie zijn.
Maak hier vervolgens ook harde afspraken over. Als dit onze visie is, moeten we onze beperkte tijd besteden aan deze kerntaken waarmee we deze visie gaan realiseren. Door zulke afspraken te maken, maak je helder wat je als afdeling levert, en waar je op kan worden afgerekend. In dat licht helpt het ook om steun aan de top te vragen om ook nee te kunnen verkopen binnen de organisatie.
Tip 2: wees voorbereid
Als communicatieafdeling kun je veel zaken zien aankomen. Zorg er dus voor dat je goed bent voorbereid op deze zaken. Zo voorkom je dat de agenda’s voortdurend uitpuilen met spoed ‘dingetjes’, een manier van werken die onophoudelijk leidt tot de waan van de dag. Dit kun je voorkomen door als afdeling de juiste gereedschapskist te hebben om de organisatie mee te ondersteunen. Denk daarbij aan de volgende aspecten:
- Inhoud; wat willen of moeten we vertellen?
- Processen; hoe kunnen we efficiënt te werk gaan?
- Vorm; hoe verpakken we de communicatie?
Goede voorbereiding helpt je bij je proactieve taken; zoals de positionering, profilering en interne communicatie over bijvoorbeeld strategie of verandering. Maar zeker ook bij je reactieve taken zoals het managen van issues of het beantwoorden van vragen vanuit de buitenwereld. De crux is dat je snel moet kunnen schakelen en dat je voorkomt dat je telkens het wiel opnieuw moet uitvinden.
Tip 3: maak je impact inzichtelijk
Steeds meer organisaties denken en werken op een ‘blauwe’ manier. Aangestuurd door spreadsheets, dashboards en facts and figures. Door deze manier van werken hebben afdelingen met meetbaar werk het in het algemeen makkelijker dan afdelingen die hun impact niet ‘fact-based’ kunnen aantonen. Communicatie hoort vaak bij deze laatste categorie. Een oplossing hiervoor is om op basis van je ‘strategische route’ een goede set KPI’s te ontwikkelen. Verwerk deze in een overzichtelijk dashboard voor je management. Een waarschuwing op voorhand: je impact via KPI’s meetbaar maken is absoluut geen gemakkelijke taak. Het vraagt om investeringen in onderzoek en monitoring.
Als je impact eenmaal meetbaar is, is het belangrijk om bijvoorbeeld maandelijks een rapport op te leveren, en dit ook actief te bespreken met het management. Daarmee word je onderdeel van het ‘blauwe systeem’ en maak je de meerwaarde van de afdeling duidelijk. Bijkomend voordeel is dat een periodieke rapportage een disciplinerend effect heeft op de afdeling. Het laat zien waar de afdeling op wordt afgerekend en wat dus de kerntaken zijn. Vergeet ook zeker niet om met je team en andere betrokkenen je successen te vieren. Om te laten zien dat focus loont!
Wil je meer weten hoe je als communicatieafdeling de waan van de dag kan doorbreken? Kom dan op donderdag 14 november naar de masterclass: ‘Minder dingetjes, meer focus.’ Tijdens deze masterclass gaat Jasper de Boom dieper in op de bovenstaande tips en krijg je nuttige handvatten waar je morgen direct mee aan de slag kunt.
